英語の電話対応【完全攻略】”Who are you?”は失礼!プロが教える助動詞活用術で顧客との信頼関係を築く

“Who are you?”を避け、助動詞を使った丁寧な電話応対を

電話をとったときに、突然英語で話しかけられ、焦ったことはありませんか?つい”Who are you?”と言ってしまうかもしれませんが、この表現はビジネスの場面では非常に不適切です。“Who are you”は、ネイティブからすると「お前は誰だ?」という失礼なニュアンスで受け取られる可能性があります。特に、大切な顧客や取引先を相手にしている場合、この一言が信頼関係を損なう原因となります。

本記事では、ビジネス英語に精通したコーチが、”Who are you?”の代わりに使える丁寧な表現、助動詞の役割と使い方、ビジネスシーンで使えるフレーズ集、英語の電話応対の基本マナーについてご紹介します。さらに、助動詞の持つ特徴を詳しく解説し、ビジネス英語での効果的な使い方について学びましょう。

電話の相手を確認するときに使える正しいフレーズ集

電話がかかってきたときに、相手を確認する場合に使える正しいフレーズは、”May I ask who’s calling?”「どなたがお電話をかけているのか伺ってもよろしいでしょうか?」です。このフレーズを使うと、電話を受けた際に、相手の名前や身分を丁寧に尋ねることができます。以下のフレーズでも、相手の身元を丁寧に伺うことができます。

Could I ask who’s speaking, please?
「どなたとお話ししていますか?」

May I know who’s calling?
「どなたがお電話をかけているかお伺いできますか?」

Could you let me know your name, please?
「お名前を教えていただけますか?」

これらのフレーズを使うことで、電話を受ける際にプロフェッショナルで丁寧な印象を相手に与えることができます。

助動詞は話し手の「気持ち」を表し、丁寧な表現をするのに役立つ

先述した”may”や”could”などの助動詞は、話し手の気持ちを表現するために使われます。特にビジネスシーンでは、助動詞を使うことで、相手に丁寧でマイルドな印象を与え、配慮を示すことが重要です。

例えば、”Can you send me the report?” という表現は、相手に依頼をする直接的な表現ですが、”Could you send me the report?” と言い換えることで、より丁寧で敬意を持った依頼をしている印象を与えることができます。このように、助動詞を上手に使うことで、コミュニケーションがスムーズになり、信頼を築く助けになります。

ビジネスシーンで頻出する助動詞

ここでは、ビジネスシーンでよく使われる助動詞を紹介し、そのニュアンスと使い方について解説します。

Can / Could

“Can” は「~できる」という能力や可能性を表しますが、ビジネスシーンでは、より柔らかく丁寧に依頼する場合には”Could” を使います。”Could” は、過去形としても使われますが、現代のビジネス英語では単に丁寧さを強調するためにも使用されます。

Can you send me the report?
「レポートを送っていただけますか?」(可能性の質問:直接的な表現)

Could you send me the report?
「レポートを送っていただけますか?」(可能性の質問:丁寧で控えめな表現)

May / Might

どちらも「~かもしれない」という推測を表しますが、”May” よりも”Might” の方が、確信の度合いが低いことを示します。これらの助動詞を使うことで、相手に対する断定的な表現を避け、慎重さや配慮を示すのに役立ちます。

They may be in the meeting room.
「彼らは会議室にいるかもしれません。」(推測:確信の度合いが低い)

They might  be in the meeting room.
「彼らは会議室にいるかもしれません。」(推測:より確信度の度合いが低い)

ビジネスシーンで推測や提案を行う際、断定を避けたい場合には、このような助動詞を使うことで相手に対して柔らかい印象を与えることができます。

Will / Would

“Will”は意思を示し、”Would”はその丁寧な形として依頼や提案を表すときに使います。ビジネスでのやり取りでは、”Would”を使って、相手に対して敬意を示しながら提案を行うのが一般的です。

I will send the report tomorrow.
「明日、レポートを送ります。」(意思)

Would you like to schedule a meeting?
「ミーティングを設定しましょうか?」(丁寧な提案)

ビジネスシーンでの助動詞の使い方

助動詞は、相手に対する依頼や提案を直接的に言う代わりに、柔らかく伝えるための重要な手段です。特にビジネスシーンでは、丁寧なコミュニケーションが信頼を築くための鍵となります。

依頼をするとき

Could you let me know when you’re available?
「ご都合の良い時を教えていただけますか?」

Would you mind sending me the report?
「レポートを送っていただけますか?」

これらのフレーズは、直接「教えて」「送って」と依頼するよりも、相手に敬意を示しながら柔らかく依頼する表現です。

許可を求めるとき

May I ask who’s calling?
「どなたがお電話をかけているか伺ってもよろしいでしょうか?」

Could I transfer your call to the support team?
「サポートチームにお繋ぎしてもよろしいですか?」

このようなフレーズは、相手の許可を丁寧に求める際に役立ち、ビジネスの場面での礼儀正しい印象を与えることができます。

電話の応対で役立つシチュエーション別フレーズ集

以下に、電話の応対で役立つ助動詞を使ったフレーズを紹介します。これらを覚えておくことで、さまざまなシチュエーションで自信を持って対応できます。

電話をかけるときのフレーズ

Hello, this is [あなたの名前] from [会社名]. May I speak with [相手の名前]?
「こんにちは、[会社名]の[あなたの名前]です。[相手の名前]さんとお話できますか?」

I’m calling to follow up on [案件内容]. Could we discuss this now?
「[案件内容]についてのフォローアップのためにお電話しました。今、お話しできますか?」

Could I schedule a time to discuss [議題]?
「[議題]について話し合う時間を設定できますか?」

Is now a good time to talk?
「今お話しするのに良い時間でしょうか?」

担当者が不在のときに使うフレーズ

I’m sorry, [相手の名前] is not available at the moment. May I take a message?
「申し訳ございません、[相手の名前]はただいま不在です。伝言をお受けしましょうか?」

Would you like to leave a message, or should I ask them to call you back?
「メッセージを残されますか、それとも折り返しお電話させましょうか?」

Could I get your contact details, please?
「ご連絡先を教えていただけますか?」

電話を保留にするときのフレーズ

Could you hold for a moment, please?
「少々お待ちいただけますか?」

I’ll transfer your call to [部署名]. Would you mind holding?
「[部署名]にお繋ぎしますので、少々お待ちいただけますか?」

I’m sorry to keep you waiting. I’ll be with you shortly.
「お待たせして申し訳ございません。すぐにご対応いたします。」

電話を転送するときのフレーズ

Could I transfer your call to the appropriate department?
「適切な部署にお電話を転送してもよろしいでしょうか?」

I will transfer your call to [相手の名前/部署名]. Would that be okay?
「[相手の名前/部署名]にお繋ぎいたします。それでよろしいですか?」

May I transfer your call to our support team?
「サポートチームにお電話をお繋ぎしてもよろしいでしょうか?」

電話を終了するときのフレーズ

Thank you for your time. Have a great day!
「お時間をいただきありがとうございました。良い一日をお過ごしください!」

I appreciate your call. If you need anything else, please let me know.
「お電話ありがとうございました。何かありましたら、どうぞご連絡ください。」

Would you like to schedule a follow-up call?
「フォローアップの電話を設定しましょうか?」

FAQ:瀧内コーチの一問一答(電話応対の基本マナー)

Q: 電話をかける際に、どのように自己紹介すればよいですか?

自己紹介は電話の最初に行い、自分の名前と会社名をしっかりと伝えましょう。例えば、次のようなフレーズを使います。
“Hello, this is [名前] from [会社名]. May I speak with [相手の名前]?”
「こんにちは、[会社名]の[名前]です。[相手の名前]さんとお話できますか?」

Q: 相手の名前を尋ねる際、どのように聞けば失礼になりませんか?

ビジネスシーンでは、直接的に「Who are you?」と聞くのは不適切です。代わりに、次のような丁寧な表現を使いましょう。
May I ask who’s calling?
「どなたがお電話をかけているか伺ってもよろしいですか?」

Q: 相手の名前が聞き取れなかった場合、どのように対応すればよいですか?

聞き取れなかった場合でも、丁寧に聞き返すことが大切です。次のように表現すると、相手を不快にさせずに、聞き返すことができます。
I’m sorry, could you please repeat your name?
「申し訳ございませんが、もう一度お名前を教えていただけますか?」

Q: 電話を終える際には、どうすればよいですか?

電話が終わったら、必ず相手に感謝の気持ちを伝えましょう。例えば、次のようなフレーズが適しています。
Thank you for your call.
「お電話ありがとうございました。」
I appreciate your time.
「お時間をいただきありがとうございます。」

まとめ:助動詞を使ってプロフェッショナルな電話応対を

ビジネス電話で相手に丁寧で敬意を持った対応をするためには、助動詞を適切に使い分けることが重要です。電話を転送する際や会話を終える際には、助動詞を使った柔らかい表現を使いましょう。may、could、wouldといった助動詞を活用して、プロフェッショナルな対応を心がけることで、顧客や取引先との信頼関係を強化することができるでしょう。

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プロフィール

  • 専属パーソナルコーチ

    瀧内俊之
    (Toshiyuki Takiuchi)

    関西学院大学で英語習得学、英語音声学、英語文化コミュニケーション学について学ぶ。米国のエモリー大学で演劇科を専攻し、プレゼンの手法、舞台演出の研究に従事。帰国後は、ビジネスシーンやハリウッド俳優の通訳、NHKドラマで英語指導を担当。その後、大手英語コーチングスクールにて指導経験を積み、Biz English Coach(ビズイングリッシュコーチ)を設立。

  • 学習カリキュラム監修者

    デキキス・ジョー教授
    (Joseph DeChicchis)

    関西学院大学総合政策学部教授。英語習得学、英語音声学、英語文化コミュニケーション学の研究に従事。世界各国の英語アクセントに精通している。Biz English Coach(ビズイングリッシュコーチ)では、英語習得学の知見を活かし、発音矯正、文法理論、スピーキングメソッドなどの学習カリキュラムやオリジナル教材の監修を担当。

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